Klauzula informacyjna RODO

Ogólna klauzula informacyjna dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych

w Polskim Stowarzyszeniu Rodzin z Atrezją Przełyku

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE.L.2016 poz. 119 str. 1 ze zm.) – w dalszej części jako:

„RODO”, informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych i danych dziecka jest Polskie Stowarzyszenie Rodzin z Atrezją Przełyku z siedzibą we Wrocławiu, ul. Piękna 60ab/17 50-506 Wrocław, wpisane do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001124653, którego akta rejestrowe są przechowywane przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego NIP 896-10-03-831 reprezentowane przez Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Rodzin z Atrezją Przełyku (w dalszej części jako: „Stowarzyszenie” lub „Administrator”).
2. We wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Stowarzyszenie, może się Pani/Pan skontaktować za pośrednictwem wiadomości e-mail przesłanej na adres: [email protected] bądź pisemnie (pocztą tradycyjną) na adres Stowarzyszenia: ul. Piękna 60ab/17 50-506 Wrocław.
3. Zakres Pani/Pana danych i danych dziecka przetwarzanych przez Stowarzyszenie jest zależny od celów, dla których Pani/Pana dane są przetwarzane, w tym m.in. jest związany z formą wsparcia udzielaną Pani/Panu przez Stowarzyszenie, formą współpracy nawiązanej pomiędzy Panią/Panem a Stowarzyszeniem, Pani/Pana członkostwem w Stowarzyszeniu czy też Pani/Pana udziałem w przedsięwzięciach organizowanych / współorganizowanych przez Stowarzyszenie.
4. Stowarzyszenie przetwarza Pani/Pana dane osobowe i dane osobowe dziecka w celu realizacji zadań i celów statutowych, zadań zleconych przez inne podmioty, w tym podmioty sektora publicznego, jak też w celach określonych przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w tym między innymi, lecz nie wyłącznie: objęcia określoną formą wsparcia podopiecznych Stowarzyszenia (w tym osób przewlekle chorych i osób – dzieci niepełnosprawnych), realizacji projektów dofinansowanych ze środków krajowych oraz funduszy zagranicznych (w tym funduszy UE), realizacji procedur kwalifikowania do udziału w tychże projektach, formach pomocy/wsparcia realizowanych przez Stowarzyszenie, rozliczania projektów, organizacji przez Stowarzyszenie przedsięwzięć zgodnych z jego celami statutowymi (w tym m.in. organizowanie loterii fantowych, imprez rozrywkowych i sportowo-rekreacyjnych, z których dochód przeznaczany jest w całości na działalność statutową; organizacja konferencji, seminariów, kursów, warsztatów, staży, wolontariatu, akcji profilaktycznych; działalność kulturalno-wydawnicza) i innych wszelkiego rodzaju inicjatyw i form działania prawem dozwolonych, sprzyjających realizacji statutowych celów Administratora). Główne cele, dla których możemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe to:
   1. ustalenie tożsamości osoby planowanej do objęcia (art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. d RODO);
   2. wsparciem/formą pomocy/świadczeniem innych usług przez Stowarzyszenie oraz objęcie tej osoby wsparciem/formą pomocy/świadczeniem na jej rzecz innych usług przez Stowarzyszenie (art. 9 ust. 2 lit. a, lit. c, lit. d, lit. h RODO);
   3. wykonanie umowy zawartej z Stowarzyszeniem, której stroną jest osoba, której dane dotyczą i/lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   4. realizacja obowiązków archiwalnych, nałożonych na Stowarzyszenie przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa lub ze względu na prawnie uzasadniony interes Stowarzyszenia (art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO);
   5. ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami związanych i/lub wynikających z prowadzonej przez Stowarzyszenie działalności, w tym z zawartych przez Stowarzyszenie umów. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Stowarzyszenie lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

   6. prowadzenie dokumentacji księgowej oraz podatkowej, w tym m.in.(art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

      • ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi, w tym m.in. przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
      • realizacja obowiązków podatkowych ciążących na Stowarzyszeniu na mocy przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa i stosownie do obowiązujących przepisów prawa (w tym m.in. organy podatkowe, organy Krajowej Administracji Skarbowej, organy powołane do ścigania przestępstw – policja, prokuratura). Ponadto, z uwagi na konieczność zapewnienia Stowarzyszeniu odpowiedniej organizacji, w tym m.in. w zakresie infrastruktury informatycznej, księgowej oraz podatkowej, jak również dotyczącej statutowej działalności Stowarzyszenia, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane m.in. następującym kategoriom odbiorców:
   1. podmiotom świadczącym usługi na rzecz Stowarzyszenia, w tym: dostawcom usług informatycznych, księgowych, podmiotom zaopatrującym Stowarzyszenie w rozwiązania techniczne i organizacyjne, które to umożliwiają Stowarzyszeniu działalność i realizację jej statutowych celów (m.in. biura rachunkowe, obsługa informatyczna);
   2. podmiotom świadczącym na rzecz Stowarzyszenia usługi prawne, doradcze oraz wspierających Stowarzyszenie w dochodzeniu należnych jemu roszczeń (kancelarie prawne, kancelarie doradztwa podatkowego, firmy specjalizujące się w windykacji należności);
   3. wykonawcom zamówień na dostawy i usługi realizowanych na rzecz Stowarzyszenia w ramach realizowanych przez nie projektów/usług, w których Pani/Pan jest uczestnikiem / podopiecznym / beneficjentem.

5.  
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego – tj. Państwa Unii Europejskiej, Islandii, Norwegii i Liechtenstein) ani do organizacji międzynarodowych.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez Stowarzyszenie jedynie w okresie niezbędnym do wypełnienia celu, dla którego zostały zebrane, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają od Stowarzyszenia ich dłuższego przechowywania. Okresy przechowywania mogą różnić się w zależności od celu przetwarzania. Poniżej wskazujemy niektóre okresy przechowywania Pani/Pana danych:
8. a) dane przetwarzane na potrzeby realizacji obowiązków księgowych i podatkowych są przetwarzane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
9. b) dane przetwarzane na potrzeby realizacji umów, których Stowarzyszenie jest stroną są przetwarzane przez okres ich wykonywania (tj. do czasu wypełnienia przez strony obowiązków umownych, w tym rozliczenia) oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń z nich wynikających, określonych przepisami prawa. W przypadku toczącego się postępowania sądowego – dane będą przetwarzane przez okres trwania postępowania, do czasu jego prawomocnego zakończenia.
10. c) w odniesieniu do danych przetwarzanych w jednym lub większej liczbie określonych celów za Pani/Pana zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane te będą przetwarzane przez Stowarzyszenie do czasu cofnięcia przez Panią/Pana uprzednio wyrażonej zgody lub ustalenia przez Stowarzyszenie, iż dane się zdezaktualizowały.

– po upływie okresów przechowywania danych Pani/Pana dane osobowe zostaną przez Stowarzyszenie usunięte lub poddane anonimizacji.

8. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować niemożnością nawiązania współpracy lub skorzystania z form pomocy/wsparcia oferowanych przez Stowarzyszenie. W odniesieniu do przetwarzania danych na potrzeby nawiązania współpracy pomiędzy Panią/Panem a Stowarzyszeniem (w tym w drodze zawieranych ze stowarzyszeniem umów) przepisy prawa podatkowego i rachunkowego nakładają na Administratora obowiązek przetwarzania Pani/Pana danych – niepodanie danych w takim przypadku będzie skutkowało niemożnością nawiązania współpracy (zawarcia umowy), w tym także wystawienia dowodu księgowego (faktury, imiennego rachunku).
9. W przypadku, gdy podstawą przetwarzania przez Stowarzyszenie Pani/Pana danych osobowych jest wyrażona przez Panią/Pana zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i/lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO), ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego Stowarzyszenie dokonało na podstawie tejże zgody, przed jej cofnięciem. W celu wycofania uprzednio wyrażonej przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie określonych danych w określonych w niej celach prosimy o przekazanie takiego żądania Administratora w jednej z form wskazanych w punkcie 2. niniejszej klauzuli informacyjnej.
10. W związku z przetwarzaniem przez Stowarzyszenie Pani/Pana danych osobowych, w granicach określonych przez RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do: 

1) dostępu do treści Pani/Pana danych osobowych (art. 15 RODO);

2) żądania sprostowania i/lub uzupełnienia (aktualizacji) Pani/Pana danych osobowych (art. 16 RODO);

3) żądania usunięcia Pani/Pana danych osobowych (art. 17 RODO), w sytuacji gdy:

1. a) Pani/Pana dane osobowe nie są już niezbędne dla celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
2. b) cofnęła/-ął Pani/Pan zgodę, na której opiera się przetwarzanie Pani/Pana danych przez Stowarzyszenie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO), i brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania Pani/Pana danych przez Stowarzyszenie;
3. c) wniosła/-ósł Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania Pani/Pana danych i nie występują nadrzędnie prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania danych lub wniosła/-ósł Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania Pani/Pana danych;
4. d) Pani/Pana dane osobowe były przetwarzane przez Stowarzyszenie niezgodnie z prawem;
5. e) Pani/Pana dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie polskim, któremu podlega Stowarzyszenie;
6. f) dane osobowe Pani/Pana dziecka zostały zebrane w związku z oferowaniem przez Stowarzyszenie dziecku usług społeczeństwa informacyjnego* (przesłanka dotyczy żądania usunięcia danych osobowych dziecka).

4) żądania ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych (art. 18 RODO);

5) żądania przeniesienia Pani/Pana danych osobowych (art. 20 RODO);

6) wniesienia sprzeciwu, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim wypadku Stowarzyszeniu nie wolno przetwarzać Pani/Pana danych osobowych, chyba że Stowarzyszenie wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 21 RODO).

11. W przypadku uznania, iż przetwarzanie przez Stowarzyszenie Pani/Pana danych osobowych  narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych w Państwie członkowskim Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. Informujemy, iż w Polsce takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
12. W oparciu o podane przez Panią/Pana dane osobowe Stowarzyszenie nie będzie podejmowało zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania**, chyba że takie działanie jest dozwolone przepisami prawa, które przewiduje właściwe środki ochrony Pani/Pana praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów.

* Usługa społeczeństwa informacyjnego oznacza każdą usługę normalnie świadczoną za wynagrodzeniem, na odległość, drogą elektroniczną i na indywidualne żądanie odbiorcy usług (definicja z art. 1 ust. 1 lit. B Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/1535 z dnia 9 września 2015 r. ustanawiającej procedurę udzielania informacji w dziedzinie przepisów technicznych oraz zasad dotyczących usług społeczeństwa informacyjnego (Dz. U. UE. L. 2015 poz. 241 str. 1).

** Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się (definicja za art. 4 pkt 4 RODO).